Taloyhtiön tiedottaminen – miksi hyväkin tiedote epäonnistuu
Taloyhtiön tiedottaminen on yllättävän usein se kohta, jossa asiat alkavat tökkiä.
Tiedote on lähetetty, sen laatimiseen on käytetty aikaa, mutta silti sen sisältö ei ole ymmärrettävä.
Kysymyksiä, väärinkäsityksiä, turhia yhteydenottoja epäselvyyksistä.
Lopulta tuntuu, että tiedottaminen ei toimi – vaikka sitä tehdään.
Usein ongelma ei ole tiedottamisen määrä, vaan se, miten viestit kirjoitetaan.
Ongelma ei ole tiedottamisen vähyys
Moni yrittää ratkaista tilanteen lisäämällä tietoa. Kirjoitetaan pidempi tiedote ja kerrotaan kaikki samalla kertaa. Se harvoin toimii.
Pitkä viesti, jossa on monta asiaa, kuormittaa lukijaa. Usein siitä jää mieleen korkeintaan yksi asia – tai ei sitäkään.
Tiedottamisen ongelma ei useinkaan ole liian vähässä viestinnässä.
Se on liian monessa asiassa yhdessä viestissä.
Miksi tiedotetta ei ymmärretä
Tiedote voidaan lukea alusta loppuun, mutta silti sen sisältö ei avaudu.
Tämä johtuu usein sanamuodoista. Teksti voi olla liian vaikeaa, liian yleisluontoista tai kirjoitettu tavalla, joka ei kohtaa lukijaa. Kirjoittajan taustatieto on paljon kattavampi kuin lukijan.
Eli ongelma ei ole aina se, ettei tiedotetta lueta.
Ongelma on se, ettei sitä ymmärretä.
Yksi tiedote, yksi asia tai lyhyet lauseet
Toimivin perussääntö on yksinkertainen: yksi tiedote tai viesti käsittelee yhden asian. Jos asioita on monta, tehdään useampi tiedote.
Näin viesti pysyy lyhyenä ja selkeänä. Lukija pystyy keskittymään yhteen asiaan kerrallaan, ja tieto myös jää paremmin mieleen.
Vaihtoehtoisesti tiedotteessa voi olla monta yleisluontoista asiaa. Tiedote on yhden sivun mittainen, otsikot on selkeitä ja itse asia on vain parin lauseen mittainen.
Esim. ”Palovaroittimet – Muistattehan tarkastaa palovaroitinten toimivuuden kuukausittain. Tee tarkastuksesta tapa”
Lukija voi otsikkotasolla napata tiedotteesta vain häntä koskevat asiat.
Pidä tiedottamisessa rytmi
Jos taloyhtiössä on pitkään hiljaista, moni alkaa miettiä onko jokin pielessä tai miksi asiat eivät edisty.
Siksi tiedottamisessa auttaa rytmi. Ei pitkiä tekstejä harvoin, vaan lyhyitä päivityksiä tasaisesti.
Riittää, että kerrotaan mitä tapahtuu nyt ja mitä seuraavaksi.
Sähköisen tiedottamisen myötä viestintä on helpottunut, eikä se ole enää kuluerä taloyhtiölle.
Kirjoita niin, että lukija ymmärtää
Hyvä tiedote ei ole täydellinen, vaan ymmärrettävä.
Pitkät lauseet, vaikeat sanat ja monimutkainen rakenne tekevät tekstistä raskaan. Siksi kannattaa kirjoittaa yksinkertaisesti, vaikka asia olisi monimutkainen.
- Lyhyet lauseet
- Suora kieli
- Konkreettinen tieto
Jos asia on monimutkainen, se kannattaa rytmittää useampaan tiedotteeseen.
Tärkein tieto alussa
Lukija ei lue tiedotetta rivi riviltä. Hän etsii nopeasti vastauksia:
- Mitä tapahtuu
- Milloin
- Koskeeko tämä minua
Kun nämä löytyvät heti alusta, viesti toimii. Jos ne löytyvät lopusta, osa ei koskaan pääse sinne.
Näillä pääsee pitkälle
Toimiva taloyhtiön tiedottaminen perustuu muutamaan perusasiaan.
- Viestit pidetään lyhyinä ja selkeinä
- Käytetään ymmärrettävää kieltä
- Rytmitetään tiedottaminen
Ja ennen kaikkea: viesti kirjoitetaan niin, että lukija ymmärtää sen heti, ilman turhaa selittelyä.