Soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee Evoa Oy:n harjoittamaa liiketoimintaa, mukaan lukien perinteinen isännöintitoiminta, omatoimi-isännöintiä tukevat palvelut, isännöinnin konsultointi sekä yhtiön verkkosivusto ja sähköiset lomakkeet.

Selosteessa kuvataan, miten Evoa Oy kerää, käsittelee, säilyttää ja suojaa henkilötietoja taloyhtiöiden, niiden edustajien, osakkaiden, asukkaiden sekä potentiaalisten asiakkaiden osalta.

Rekisterinpitäjä

Evoa Oy

Y-tunnus: 3600367-6

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa voit olla yhteydessä:

Sähköposti: asiakaspalvelu@evoa.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Evoa Oy käsittelee henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

• rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen sopimus
• rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjanpitolaki)
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• rekisteröidyn antama suostumus silloin, kun se on tarpeen

Henkilötietoja käsitellään, jotta Evoa Oy voi myydä ja/tai tuottaa:

• perinteisiä isännöintipalveluita taloyhtiöille
• omatoimi-isännöintiä tukevia palveluita ja järjestelmiä
• isännöinnin konsultointi- ja neuvontapalveluita

Lisäksi henkilötietoja käsitellään:

• taloyhtiöiden hallinnon, talouden ja tiedottamisen hoitamiseksi
• asiakassuhteiden, sopimusten ja laskutuksen hallitsemiseksi
• lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. huoneistotietojärjestelmään liittyvät velvoitteet)
• asiakaspalautteiden, reklamaatioiden ja palvelun kehittämisen yhteydessä

Evoa Oy voi käsitellä henkilötietoja myös myynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisterit ja käsiteltävät henkilötiedot

Evoa Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterit voivat sisältää seuraavia henkilötietoja:

Taloyhtiöihin ja asumiseen liittyvät tiedot

• taloyhtiön nimi ja perustiedot
• huoneiston tunnistetiedot ja muutostyötiedot
• osakkaiden, asukkaiden ja hallituksen jäsenten nimet
• rooli taloyhtiössä

Yhteystiedot

• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• postiosoite

Asiakkuuteen ja palveluihin liittyvät tiedot

• sisään- ja poismuuttoon liittyvät tiedot
• vastike-, vuokra- ja maksuliikenteeseen liittyvät tiedot
• sopimus- ja asiakkuustiedot
• palveluiden ja sähköisten järjestelmien käyttöön liittyvät tiedot
• verkkosivujen lomakkeiden (esim. yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomakkeet) kautta annetut tiedot

Henkilötunnuksia käsitellään vain silloin, kun se on lain edellyttämää tai henkilön yksilöimiseksi välttämätöntä.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

• rekisteröidyltä itseltään
• taloyhtiön hallitukselta tai muulta yhteyshenkilöltä
• taloyhtiöiden ja Evoa Oy:n käyttämistä järjestelmistä ja ohjelmistoista
• Evoa Oy:n verkkosivujen lomakkeiden kautta
• viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi

Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• taloyhtiön hallitukselle ja muille virallisille edustajille heidän tehtäviensä hoitamiseksi
• taloyhtiön käyttäville palveluntarjoajille (esim. huolto-, perintä-, ohjelmisto- ja taloushallintopalvelut)
• viranomaisille lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa

Henkilötietoja ei luovuteta ilman laillista perustetta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.

Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään:

• asiakassuhteen keston ajan
• asiakassuhteen päättymisen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän, kirjanpidon tai oikeudellisten velvoitteiden ja vaatimusten vuoksi

Verkkosivujen lomakkeilla kerättyjä tietoja säilytetään asian käsittelyn edellyttämän ajan.

Tietojen suojaus

Henkilötiedot käsitellään tietoturvallisissa järjestelmissä. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja.

Sähköiset tiedot voivat sijaita luotettavien ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla. Paperinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• peruuttaa antamansa suostumus
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle

Rekisteröityä koskevat pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti.